Hjärnfondens integritetspolicy för forskare

Material som innehåller uppgifter som direkt eller indirekt kan leda till att en fysisk person identifieras kallas ”personuppgifter”. Syftet med detta dokument är att redogöra detaljer kring vilka personuppgifter vi lagrar och behandlar, vilka rättigheter du har, samt hur vi motiverar insamlingen och lagringen av uppgifterna.

De personuppgifter som du anger i Hjärnfondens ansökningssystem använder vi för att kunna fördela medel till forskning. Om du tilldelas forskningsmedel delar vi vissa av dina personuppgifter, såsom namn, lärosäte, forskningsprojekttitel med andra samt publicerar denna information i samband med detta. Vidare kan de användas i vår kommunikations- och insamlingsverksamhet samt vid sökande efter lämpliga donatorer/sponsorer till din forskning. Dina personuppgifter används också för att upprätta statistik över sökta och tilldelade medel över tid. Dina personuppgifter kan även användas för att utreda misstänkt oredlighet i forskning. Om du har frågor om hur vi använder dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kring dataskydd går det bra att kontakta oss på dataskyddsombud@hjarnfonden.se.

Hjärnfonden kommer inte att sälja, hyra eller leasa ut de personuppgifter som samlats in. Hjärnfonden kan komma att lämna ut personuppgifter till samarbetspartners som behandlar personuppgifter för Hjärnfondens räkning, till exempel IT-leverantörer, kommunikationsbyrå och tryckeri, men det är Hjärnfonden som är ansvarig för behandlingen.

Ansvarig för insamlingen och behandlingen av dina personuppgifter är Hjärnfonden, org. nr. 802017–8664. Vid frågor om behandlingen av dina personuppgifter, vänligen kontakta Hjärnfondens forskningsadministration genom e-post forskningsstod@hjarnfonden.se eller ring oss på 08-40 60 800.

När du skapar ett konto i ansökningssystemet och skickar in en ansökan om medel som huvudsökande, samlar vi in följande personuppgifter:

• Person- och kontaktinformation, såsom namn, e-postadress, telefonnummer
• Personnummer och kön
• Din arbetsplats/universitet/institution (med fullständig adress)
• Anställning
• Datum DR-examen
• CV
• Publikationer
• Sökt bidragsform (forskningsbidrag/postdoktoral anställning)
• Information du uppgett om forskningsprojektet
• Kontrakt med din namnteckning i det fallet du blir beviljat forskningsmedel

Som medsökande på en bidragsansökan anger huvudsökande följande personuppgifter om dig:

• Namn
• Kön
• Anställning
• Datum DR-examen
• Arbetsplats/universitet/institution

Som granskare i en av våra bedömningsgrupper samlar vi in följande personuppgifter och information:

• Person- och kontaktinformation, såsom namn, e-postadress
• Poängsättning och eventuella utlåtanden av andras forskningsansökningar

Som prefekt eller motsvarande som skriver under att du tagit del av en bidragsansökan eller skriver under kontraktet efter beviljande beslut samlar vi in följande personuppgifter:

• Namn och namnteckning
• Din arbetsplats/universitet/institution
• Vilka ansökningar du skriver under

Personuppgifter vi samlar in om dig genom att en annan sökande anger dig som författare till artikel eller motsvarande i sin publikations- eller referenslista:

• Namn enligt gängse konvention som används när artiklar/publikationer citeras.

1. Granskar och behandlar din bidragsansökan. Våra granskare i Vetenskapliga nämnden och Hjärnfondens styrelse använder dina personuppgifter för att behandla och bedöma vilka som ska få medel. Hjärnfondens forskningsadministration och ekonomiavdelning tar också del av dina personuppgifter för att exempelvis administrera utbetalningar.
2. Hitta eventuella donatorer/sponsorer som vill stödja projekt. Hjärnfondens administration kan komma att använda dina personuppgifter (namn, forskningsområde, forskningssammanfattning) och presentera för lämpliga donatorer/sponsorer, för att projektet eventuellt blir föremål för finansieringsstöd.
3. Säkerställer ett korrekt register. För att säkerställa att personer som tilldelas forskningsbidrag eller bidrag till postdoktorala anställningar inte blandas ihop används personnummer som identifierare. På detta sätt kan vi även bistå sökande med teknisk och administrativ support
4. Publicerar information om beviljade bidrag och postdoktorala anställningar. Vi offentliggör information om beviljade forskningsbidrag och postdoktorala anställningar på vår webbsida. Denna information innehåller exempelvis sökandes namn, forskningsområde samt forskningsprojekttitel.
5. Sammanställer historisk statistik. Vi sammanställer intern statistik och offentliggör statistik om fördelade forskningsbidrag och postdoktorala anställningar samt inkomna ansökningar. Statistiken kan exempelvis bestå av forskarnas lärosäte, forskningsområde, åldersintervall, kön, beviljandefrekvens med mera. Denna statistik kan också ligga till grund för kommande forskningsstrategier.
6. Kontaktar dig för medverkan i vår kommunikations- och insamlingsverksamhet. Vår kommunikations- och insamlingsverksamhet kan komma att kontakta dig för mer information om din forskning. Detta kan till exempel vara en förfrågning om du kan ställa upp och medverka i ett insamlingsbrev eller hemsidetext om din forskning.
7. Vara behjälpliga i eventuella utredningar. Vi kan komma att använda dina personuppgifter för att hjälpa ansvarig myndighet att utreda ifall ansökningar relaterar till misstänkt oredlighet i forskning.
8. Följer tillämplig lag. Vår forskningsadministration och ekonomiavdelning tar del av dina personuppgifter för att bokföra samt upprätta ekonomisk redovisning över vilka ändamål beviljade medel har gått till. Dina personuppgifter kan därför komma att delas med vår revisor eller myndigheter såsom Skatteverket.
9. Skickar information och marknadsföring om Hjärnfondens verksamhet. Hjärnfondens Marknads- och kommunikationsavdelning tar del av personuppgifterna. Tredje part och/eller samarbetspartners, såsom Meta Platforms Inc., kan komma att behandla dina personuppgifter på Hjärnfondens uppdrag.

Som grundregel gallrar vi inte historisk information från vårt forskningssystem. För oss är personuppgifter viktiga att spara intakt för att kunna följa upp och säkerställa att fondens medel fördelas till största nytta och rättvist över långa tidshorisonter. Däremot raderas användare med tomma konton i ansökningssystemet efter 18 månader. Detta gäller även ansökningar som inte är inskickade.

Du har rätt att begära rättelser av dina personuppgifter hos oss. Om vi har registrerat felaktig information om dig, vänligen kontakta vår forskningsadministration för att vi ska kunna rätta uppgifterna.

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter. För att få tillgång till personuppgifter vi har om dig vänligen kontakta vår forskningsadministration.

Du har rätt att begära flyttning av information du lämnat till oss till en annan organisation (portering). Kontakta oss om du har önskemål om att göra detta.

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. För att invända mot behandlingen vänligen kontakta vår forskningsadministration. Vi kommer då att återkomma till dig med information om vilka åtgärder vi vidtagit eller be dig om mer information.

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas. För att begära att dina personuppgifter raderas vänligen kontakta vår forskningsadministration.

Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av din information. Du kan vid begäran av rättelse eller vid klagomål begära att behandlingen av din dina personuppgifter tillfälligt begränsas. För att göra en sådan begäran vänligen kontakta vår forskningsadministration.

Du har rätt att vända dig med klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är en tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor.

På följande sätt motiverar vi insamlingen och behandlingen av dina personuppgifter för de ändamål som anges under rubriken ”Vad gör vi med dina personuppgifter?”:

• Vi behöver administrera tilldelning av forskningsmedel så effektivt och med så hög kvalitet som är möjligt och följa upp fördelningen över tiden. För detta berättigade intresse är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt punkt 1, 2, 4 och 6.
• För att främja forskningen på sikt och behålla förtroende för vår insamlingsverksamhet behöver vi vara öppna med hur forskningsbidrag och bidrag till postdoktorala anställningar fördelats. För detta berättigade intresse är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt punkt 3 och 4.
• För att öka medlen till forskningen behöver vi samarbeta med forskare i vår kommunikations- och insamlingsverksamhet. För detta berättigade intresse är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt punkt 5.
• Vi är en insamlingsorganisation som också har en rättslig förpliktelse att kunna redogöra för hur insamlade medel fördelats och använts och kunna följa upp detta. Dessa rättsliga förpliktelser följer av bokföringslagen, verksamhets- och fullföljdskraven i inkomstskattelagen och av allmänna sysslomannarättsliga förpliktelser gentemot våra medlemmar och givare. För att kunna fullgöra dessa förpliktelser är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt punkt 7 och 8.
• Informera om kommande utlysningar eller annan information om Hjärnfondens ändamål via sociala medier. Hjärnfonden skickar information och marknadsföring om Hjärnfondens verksamhet till huvudsökande. För detta berättigade intresse är det nödvändigt att vi behandlar dina personuppgifter enligt punkt 9.