Hjärnfondens integritetspolicy

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Hjärnfondens integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Hjärnfonden är personuppgiftsansvarig i enlighet med denna policy och ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert och korrekt sätt i enlighet med den nya Dataskyddsförordningen (GDPR) som trädde i kraft 25 maj 2018.

Stiftelsen Hjärnfonden, organisationsnummer 802017-8664, Stora Nygatan 26, 111 27 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter på denna webbplats och i våra tjänster. Information om hur du kontaktar oss finner du nedan.

• När du ger en gåva till Hjärnfonden eller startar en digital insamling på vår webbplats
• När du ansöker om en ledig tjänst hos Hjärnfonden
• När du vill prenumerera på nyhetsbrev eller beställa material från Hjärnfonden
• När du anmäler dig till seminarier och andra event som anordnas i Hjärnfondens regi
• När du vill testamentera till oss
• När du svarar på våra enkäter eller deltar i några av våra kampanjer
• När du har eller skall medverka i Hjärnfondens ändamålssammanhang, tex. reportage, intervjuer, berättelser
• När en annan person ger oss dina uppgifter för att tipsa om att du kan vara intresserad att bli kontaktad av oss
• När du har besökt vår webbsida (cookies)
• När vi köper in adresser för nyrekryteringskampanjer
• När vi får information från tredje part, tex. folkbokföringsuppdateringar, telefonnummersättningar, demografiskt data
• I samband med interna kategoriseringar, märkningar och anteckningar
• När du ansöker om stipendier eller forskningsmedel
• Eller när du på annat sätt kontaktar oss

De personuppgifter som vi samlar in och behandlar är information om namn, identifieringsuppgifter som personnummer och UserID (användar-ID), kontaktuppgifter som adress, telefonnummer och e-postadress samt enhetsuppgifter och beteendeuppgifter. När du skänker en gåva sparar vi information om transaktionen (belopp, tid, typ av transaktion och typ av gåva). Kontonummer sparas endast för de som önskar betala genom autogiro. När en person ansöker om en ledig tjänst samlar vi även in information om sökandes meriter. När en person ansöker om stipendium eller forskningsmedel samlar vi även in information om forskningsområdet.

Vi sparar även bilder från våra event och bilder som skickats in till oss i samband med t.ex. reportage, intervju eller annat ändamålsmässigt syfte.

Hjärnfonden använder sig av personnummer för att undvika dubbla utskick till våra givare som kan finnas i vårt register flera gånger. För de givare där vi inte har personnummer samarbetar vi med en extern leverantör som hjälper oss med bl.a. personnummer- eller telefonnummersättningen.

Vi sparar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att utföra vårt arbete. Vi kan komma att spara uppgifterna längre om vi måste enligt lag eller för att bevaka våra rättliga intressen, t.ex. vid pågående juridisk process. Dina personuppgifter kommer att sparas upp till 48 månader efter att vi tagit del av dem.

Testamentesärenden betraktas som avtal, sparas så länge avtalet gäller och arkiveras därefter.

Adresser inköpta i samband med nyrekryteringen raderas efter 6 månader, om du inte har inlett en relation med oss under tiden. För beskrivning av en relation till Hjärnfonden se När samlar vi in dina uppgifter.

Om du ger en gåva till Hjärnfonden eller på annat sätt stödjer oss, till exempel genom att prenumerera på våra utskick eller att delta i våra seminarier, så kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med denna policy.

Du kan närsomhelst kontakta oss för att tacka nej till telefonsamtal, SMS, e-postutskick och brev eller helt bli borttagen ur vårt register.

Om du vill få alla dina personuppgifter raderade, vänligen kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna nedan.

Vi behandlar dina uppgifter till följande ändamål:

• Behandlar din gåva eller beställning genom att vi skickar ut inbetalningskort, skriver minnesblad, registrerar autogiromedgivanden hos Bankgirocentralen samt att vår Givarservice hjälper dig per e-post, post och telefon med att registrera gåvor.
• Vi sammanställer statistik för att förbättra vår verksamhet. Detta gäller alla typer av uppgifter. Webbsidobesök anonymiseras och analyseras i tredjeparts webbanalystjänster.
• Vi kontaktar dig per telefon för bl.a. tacksamtal, enkäter, information om gåvor och vår verksamhet. För detta ändamål anlitas externa tjänsteleverantörer.
• Vi personanpassar framtida utskick, innehåll och annonser baserat på ditt webbeteende för på så sätt göra dem mer relevanta för dig. För detta ändamål använder vi marknadsföringscookies, statistiska modeller utifrån uppgifter om dina tidigare gåvor, forskningsområden du skänkt till eller uppgivit att du vill främja, sannolikhetsuträkningar och demografisk information. Dessa processer är delvis automatiserade och automatiskt beslutsfattande används. Vi delar också information om ditt webbeteende med tredje parter t.ex. plattformar som gör analyser för marknadsföring genom att bland annat kombinera annan information om dig. Som exempel kan vi kombinera information om dig som webbplatsbesökare som gjort donationer till oss med angiven e-postadress för att skapa ett UserID (användar-ID) och för att på så sätt skicka anpassade utskick via e-post. Vi gör dessa personanpassade utskick och annonser baserat på ditt samtycke när du godkänt marknadsföringscookies. För beskrivning om cookies se punkt 13.
• Vi hanterar ditt önskemål att testamentera till oss. Vi registrerar uppgifter om detta och kan också på din begäran förvara ditt testamente.
• Vi gör postala utskick av t.ex. insamlingsbrev och tackbrev. För postala utskick används externa tjänsteleverantörer.
• Vi gör e-post och SMS-utskick av t.ex. nyhetsbrev, tackmeddelanden och enkäter. För att hantera dessa utskick används externa leverantörer.

Vårt berättigade intresse för dessa ändamål är att kunna bedriva en effektiv insamlingsverksamhet.

• Vi använder dina bilder för publicering efter att du har skriftligen lämnat ditt samtycke till det.
• Vi använder egna bilder tagna på våra event för att berätta om vår verksamhet på vår hemsida och våra egna sociala medier.
• Vi håller vårt register korrekt samt kompletterar person- och kontaktinformation om dig. För att säkerställa att vi har aktuell och korrekt kontaktinformation till dig uppdateras och kompletteras dina person- och kontaktuppgifter med hjälp av ett upplysningsföretag. Våra berättigade intressen för detta ändamål är att kunna identifiera dig i syfte att tillhandahålla transparens för dig med säker och enkel tillgång till din information.
• Vi följer tillämplig lag. Information om gåvor används som underlag till bokföring. Detta är en rättslig förpliktelse för oss.
• När du söker en ledig tjänst hos Hjärnfonden, använder vi dina uppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem.
• Vi ger dig tillgång till din information. Detta inkluderar att du kan begära rättning av din information.

Hjärnfonden kommer inte att sälja, hyra eller leasa ut de personuppgifter som samlats in. Uppgifterna kan dock komma att samköras med andra register (t.ex. SPAR) för att uppdatera adresser, få information om avlidna samt undvika att det förekommer dubbletter i vårt register.

Hjärnfonden kan även komma att lämna ut personuppgifter till bolag som behandlar personuppgifter för Hjärnfondens räkning, exempelvis IT-leverantörer, tryckerier telefontjänstebolag. Det är dock alltid Hjärnfonden som ansvarar för behandlingen.

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att:

• Tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet
• Tillvarata Hjärnfondens rättliga intressen
• Upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, jäv, säkerhets- eller tekniska problem.

Hjärnfonden använder sig av molntjänster för delar av behandlingen av din information och för detta samarbetar vi med partner som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES.

Hjärnfonden kan komma att:

• Automatiskt analysera och lägga till ytterligare uppgifter, baserat på de uppgifter du redan har angivit
• Dela upp olika personuppgifter i grupper/segment för att begränsa eller tillåta viss kommunikation
• Analysera eller kombinera personuppgifter

Vi samlar inte avsiktligt in personuppgifter från barn under 18 års ålder. Hjärnfonden rekommenderar föräldrar och vårdnadshavare att alltid ta aktiv del i barnens aktiviteter och intressen på nätet.

Hjärnfonden förbehåller sig rätten att avsluta/ta bort en pågående insamling om den upplevs kränkande/diskriminerande eller bryter mot organisationens villkor.

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser, hemsidor, eller material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom Hjärnfonden saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi därför inte för dess innehåll. Hjärnfonden ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar. Detta gäller även externa webbplatsers användning av cookies.

Hjärnfonden använder kakor (cookies) för att underlätta enskilda användares aktiviteter på webbplatsen.

Läs hur vi hanterar cookies i vår cookiepolicy här.

• Du har rätt att begära rättelser av din information hos oss. Om vi har registrerat felaktig information om dig, vänligen kontakta vår Givarservice för att vi ska kunna rätta informationen.
• Du har rätt att få tillgång till din information. För att få tillgång till information vi har om dig vänligen kontakta vår Givarservice.
• Du har rätt att begära flyttning av information du lämnat till oss till en annan organisation (portering). Kontakta oss om du har önskemål om att göra detta.
• Du har rätt att invända mot vår behandling av din information. För att invända mot behandlingen vänligen kontakta vår Givarservice. Vi kommer då att återkomma till dig med information om vilka åtgärder vi vidtagit eller be dig om mer information.
• Om du har gett samtycke till en behandling har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Du kan kontakta oss för detta.
• Du har rätt att begära begränsning av behandlingen av din information. Du kan vid begäran av rättelse eller vid klagomål begära att behandlingen av din information tillfälligt begränsas. För att göra en sådan begäran vänligen kontakta vår Givarservice.
• Du har rätt att vända dig till en tillsynsmyndighet för dataskydd. Integritetsskyddsmyndigheten är en tillsynsmyndighet för dataskydd du har rätt att vända dig till med klagomål.

Du har rätt att bli borttagen/bortglömd ur vårt register. Men tänk på att det i praktiken betyder att det finns risk att när vi köper nya adresser får vi din adress igen och gör ett nytt utskick till dig. Detta på grund av att ditt namn och adress inte längre finns med i vårt register och att vi därför inte får spara informationen om att du inte vill bli kontaktad av oss. Vi rekommenderar därför att du talar om för oss att du inte vill ha informationen eller att du inte vill bli kontaktad via specifika kanaler som t.ex. telefon, så vi kan stoppa utskick till dig för all framtid eller tills du talar om att du vill ha dem igen.

Om du inte alls vill bli kontaktad av oss kan vi spärra dig från alla kanaler. Detta gör vi genom att lägga upp dig på vår spärrlista så vi inte köper din adress igen.

För åtgärd vänligen kontakta vår Givarservice på nedanstående kontaktuppgifter.

Hjärnfonden har vidtagit de tekniska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

För mer information om hur Hjärnfonden behandlar dina personuppgifter eller om du vill göra någon ändring i hur vi kommunicerar med dig kontakta oss på nedan adresser:

Insamlingsstiftelsen Hjärnfonden

Givarservice
Stora Nygatan 26
111 27 Stockholm

Telefon: 020-523 523 (helgfri mån-fred 09.00-16.00, lunchstängt 12.00-13.00)
E-post: givarservice@hjarnfonden.se

Du kan även kontakta Hjärnfondens dataskyddsombud: dataskyddsombud@hjarnfonden.se

Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss får du gärna kontakta oss på Hjärnfonden eller så kan du höra av dig till Datainspektionen på imy@imy.se.