Policy: anmäla oegentligeheter (whistleblowing)

Intern rapportering av överträdelser

Om Hjärnfondens medarbetare misstänker att någon har begått en överträdelse av regler eller lag ska den i första hand rapportera det till sin närmsta chef.

Anmälan om misstänkta allvarliga oegentligheter – s.k. whistleblowing

Hjärnfonden har en process för att hantera synpunkter och klagomål. Givare och andra externa intressenter kan lämna synpunkter och klagomål på det sätt som beskrivs här på hemsidan, och anställda tar kontakt med sin ordinarie chef.

I särskilt allvarliga situationer kanske du som uppgiftslämnare bedömer att det inte går att använda de ordinarie processerna för att lämna eventuella synpunkter och klagomål. Hjärnfondens s.k. whistleblowing-funktion är till för dessa speciella situationer.

Whistleblowing-funktionen är till för situationer som kännetecknas av tre faktorer:

• Det rör sig om allvarliga oegentligheter, t.ex. brott mot lagar eller Hjärnfondens interna regler, mutor, felaktig revision eller enskildas liv och hälsa
• Misstanken gäller en person i nyckelposition eller en ledande befattningshavare på Hjärnfonden
• Den som lämnar uppgifter ser en tydlig risk för att ärendet inte kommer att hanteras korrekt om det lämnas via ordinarie process för att hantera synpunkter och klagomål

I övriga fall används Hjärnfondens ordinarie process för att lämna eventuella synpunkter och klagomål.

Så fungerar Hjärnfondens whistleblowing-funktion

Hjärnfonden har uppdragit åt advokatbyrån Kompass Advokat att hantera Hjärnfondens process för hantering av anmälan om whistleblowing, framför allt för att säkerställa att varje uppgiftslämnare kan vara anonym.

Anmälningar som uppfyller de tre faktorerna som beskrivits ovanför skickas med vanligt brev till:

Kompass Advokat AB
Att: Hjärnfonden
Munkbron 11
111 28 Stockholm

För att anmälan ska kunna bedömas och utredas på ett effektivt sätt behöver den innehålla:

• Vilken person i nyckelposition eller ledande ställning som anmälan avser
• En beskrivning av händelsen, inklusive var och när den inträffat
• Eventuell dokumentation

Anmälaren kan välja att vara anonym men får gärna lämna kontaktuppgifter till Kompass Advokat för att Kompass Advokat t.ex. ska kunna vidarebefordra eventuellt svar från Hjärnfonden, meddela hur ärendet hanteras eller för att efterfråga ytterligare underlag. Det är helt frivilligt att göra en anmälan och alla anmälningar hanteras strikt konfidentiellt.

I ett första steg bedömer Kompass Advokat om anmälan uppfyller kriterierna för ett whistleblowing-ärende. Kompass Advokat hanterar endast ärenden som kännetecknas av de tre faktorer som anges ovan. För ärenden som inte uppfyller kriterierna vidtar Kompass Advokat ingen åtgärd. Kompass Advokat meddelar anmälaren detta, under förutsättning att anmälaren angett sina kontaktuppgifter vid anmälan. Av sekretesskäl skickas ingen information vidare till Hjärnfonden eller annan part.

För anmälningar som uppfyller kriterierna bedömer Kompass Advokat hur ärendet ska tas vidare. Skulle anmälan gälla en anställd inom Hjärnfonden kommer den att i första hand utredas av Hjärnfondens generalsekreterare. I vissa fall kan en anmälan istället utredas av Hjärnfondens styrelseordförande.

Kompass Advokat kommer att lämna information till dig som anmäler om hur ärendet hanteras om du har valt att sätta ut dina kontaktuppgifter i anmälan.

Insamlingsstiftelsen Hjärnfonden
org.nr: 802017-8664
16 maj 2016